Eine wichtige Präsentation vorbereiten: Wer tatsächlich über den Erfolg entscheidet

Wie du vor einer Präsentation vor Führungskräften herausfindest, wessen Zustimmung entscheidend ist, und wie du dich in nur einer halben Stunde darauf vorbereitest.

In den meisten Fällen entscheiden über den Ausgang einer wichtigen Präsentation die im Raum anwesenden Personen, eventuell schon lange bevor die erste Folie überhaupt gezeigt wird. Dabei stellen sich einige Fragen: Wer überhaupt entscheiden darf, was dieser Person oder diesen Personen wichtig ist, woran sie gemessen werden. Wer in der Lage ist, deine Vorschläge zu blockieren, und welche Fragen in diesem Meeting gestellt werden. Nimm dir diese Fragen vor deinem Termin vor und bereite dich aktiv auf sie vor. Das kostet dich eine halbe Stunde deiner Zeit. Danach betrittst du den Raum mit einer neuen Eröffnung, einer anderen Agenda und vorbereiteten Antworten. Wenn du also eine wichtige Präsentation vorbereiten willst, fängst du deshalb nicht bei den Folien an. Eine detaillierte Anleitung dazu bekommst du in diesem Artikel.

In über zwanzig Jahren in Konzernstrukturen habe ich an unzähligen Meetings und Präsentationen teilgenommen, viele davon selbst geleitet. In meiner Rolle als Führungskraft traf ich Entscheidungen über Projektinhalte, Budgets und Zeitpläne. Ebenso oft saß ich aber auch auf der anderen Seite und musste Genehmigungen einholen, Statusberichte verteidigen oder Verschiebungen begründen.

In beiden Rollen habe ich eines mit Sicherheit gelernt: Wenn es an mir war, eine Entscheidung zu treffen, hing meine Zustimmung selten davon ab, wie ausgefeilt die Präsentation war. Die meisten waren ordentlich vorbereitet, sinnvoll aufgebaut und inhaltlich korrekt. Was am Ende den Unterschied machte, war die Frage, ob jemand erfasst hatte, was mir wichtig war, welche Themen und Projekte mich und mein Management beschäftigten und auf welchen Aspekt ich deshalb achten würde.

Wenn ich umgekehrt etwas erreichen wollte, kam es anfangs häufig vor, dass ich inhaltlich gut vorbereitet in Termine ging. Doch dann kam nach zehn Minuten eine Frage auf, die kaum mit meinem eigentlichen Thema zu tun hatte. Die Diskussion entwickelte sich dorthin weiter, und die restlichen Folien gerieten aus dem Fokus und das Resultat entsprach selten meinen Erwartungen.

Kommt dir das bekannt vor? Die offensichtliche Antwort scheint zu sein, dich beim nächsten Mal einfach noch gründlicher vorzubereiten. Doch genau damit drehst du dich im Kreis und landest wieder am Ausgangspunkt.

Wohin deine Vorbereitungszeit wirklich geht

Denk an die Zeit zurück, bevor du deine letzte wichtige Präsentation gehalten hast, und überlege, womit du dich damals beschäftigt hast. Meistens fließt der Großteil der Vorbereitung in den Inhalt. Du hast an den Folien gefeilt, Zahlen und Formulierungen optimiert und die Abfolge der Themen wahrscheinlich mehrfach geändert. Doch wer am Ende diese Folien zu sehen bekommt, wer ihre Zustimmung geben darf und wen du tatsächlich überzeugen musst, überlegst du dir oft erst sehr kurz vor dem Meeting, wenn überhaupt.

Das ist verständlich, denn der Inhalt ist der Teil, den du wirklich beeinflussen kannst. Abends zu sehen, wie viele Folien fertig sind, vermittelt dir das Gefühl, etwas geschafft zu haben.

Stell dir dennoch vor, du planst ein Abendessen und verbringst den ganzen Tag mit der Zubereitung eines aufwendigen Menüs, ohne vorher zu wissen, wer überhaupt kommt. Eine Freundin isst kein Fleisch, eine andere verträgt keine Milch, und eine dritte hat schon unterwegs gegessen. Auch wenn das Essen hervorragend ist, könnte der Abend ganz anders verlaufen als von dir geplant und beabsichtigt.

Bei einer Präsentation ist es ähnlich. Die Teilnehmer im Raum entscheiden darüber, auf welche Teile deines Inhalts eingegangen wird, welche Fragen aufkommen und ob jemand vorschlägt, das Thema noch einmal in Ruhe zu betrachten. Was man in der Beratung als Stakeholder-Analyse bezeichnet, bedeutet im Wesentlichen nur, diese Personen schon im Voraus zu berücksichtigen und mitzudenken. Dafür brauchst du kein spezielles Modell oder eine Vorlage, nur vier Fragen und eine halbe Stunde deiner Zeit.

Frage 1: Wer hat wirklich das Sagen?

Selten hat die Person, die den Termin geplant hat, das letzte Wort; und selbst die oberste Führungskraft entscheidet oft nicht im Alleingang.

Stell dir folgende Situation vor: Du präsentierst in einem Teammeeting ein neues Tool für die gemeinsame Verwaltung von Dokumenten. Die Teamleiterin hat den Termin vereinbart, aber das nötige Budget liegt in den Händen eines Kollegen aus der IT-Abteilung. Er wird das Tool implementieren und betreuen. Wenn du dich in deiner Präsentation nur auf die Teamleiterin konzentrierst, ignorierst du die entscheidende Person, deren Zustimmung absolut notwendig ist.

In einem größeren Rahmen mag es so wirken, als habe die Bereichsleiterin den letzten Entscheid. Doch häufig hängt ihre Zustimmung von der Meinung des Controlling-Kollegen ab, da er für die Einhaltung der finanziellen Vorgaben sorgt. Wenn du die Geschäftsführung überzeugen möchtest, musst du eine Ebene höher ansetzen. Selten entscheidet jemand allein in der obersten Etage ohne Unterstützung aus den Fachabteilungen.

Im Meeting gibt es einen einfachen Trick, um herauszufinden, wer wirklich entscheidet: Achte darauf, zu wem die Anwesenden schauen, bevor sie sprechen. Menschen neigen dazu, Augenkontakt mit derjenigen Person zu suchen, deren Meinung wirklich zählt; und das ist nicht immer derjenige, der an der Spitze des Organigramms steht.

Frage 2: Woran wird diese Person gemessen?

Sobald du weißt, wessen Zustimmung wichtig ist, ergibt sich die nächste Frage von selbst. Menschen unterstützen Dinge, die ihre eigenen Ziele fördern, und sind zurückhaltend bei allem, was sie später verantworten müssen.

Der Kollege aus der IT fragt sich sicherlich nicht nur, ob dein Werkzeug geeignet ist und seine Aufgaben erfüllt. Er berechnet auch, wie viele Anrufe dies in den nächsten sechs Monaten bei ihm verursachen könnte. Wenn du in deiner Präsentation erwähnst, wer die Betreuung übernimmt und wie viel Zeit das in Anspruch nimmt, beantwortest du seinen wichtigsten Einwand, noch bevor er ihn äußern kann. Der Kollege im Controlling wird daran gemessen, ob die Kosten eingehalten werden. Für ihn ist dein Vorhaben vor allem eine Zahl in einem Plan, den er seinen Vorgesetzten erklären muss. Wenn du angibst, welches Budget betroffen ist und wann das Geld ausgegeben wird, sprichst du seine Sprache.

Das wirkt vielleicht beim ersten Lesen berechnend, aber es ist gut investierte Zeit. Du änderst dabei nichts an deinen Inhalten und nichts an dem, was du in diesem Treffen erreichen möchtest. Du beantwortest lediglich die Fragen, die diese Leute ohnehin im Kopf haben, und das noch, bevor sie das Gespräch lenken können.

Frage 3: Wer kann deinen Vorschlag ausbremsen?

In nahezu jedem Entscheidungsmeeting sitzt jemand mit der Macht, den gesamten Prozess zu verzögern, auch wenn diese Person selbst keine Entscheidungskompetenz besitzt. Oft handelt es sich um den dienstältesten Teilnehmer, manchmal um den mit der markantesten Stimme oder um jemanden, dessen Bereich du während der Planung schlicht übersehen hast.

In kleinen Teams könnte diese Person die Kollegin sein, die vor zwei Jahren ein ähnliches Projekt gestartet hat, das nicht den erhofften Erfolg brachte. Sie wird deinen Vorschlag durch die Linse ihrer eigenen Erfahrungen betrachten, was durchaus nachvollziehbar ist. Wenn du im Vorfeld das Gespräch suchst und sie nach den Gründen für das damalige Scheitern fragst, könntest du sie als wertvolle Fürsprecherin gewinnen. Zudem lieferst du dir selbst ein wichtiges Argument, mit dem du im Meeting gut gerüstet bist.

In großen Unternehmen sind es oft angrenzende Abteilungen, deren Meinung nicht eingeholt wurde. Schon eine einfache Bemerkung wie „Unser Team hört davon zum ersten Mal“ kann ausreichen, um die Entscheidung erheblich zu verzögern.

Daher ist es ratsam, im Vorhinein jeden Teilnehmer unter die Lupe zu nehmen und zu überlegen, ob er oder sie auf deiner Seite stehen könnte oder möglicherweise Einwände hat. Sobald du im Bilde bist, kannst du dich auf entsprechende Szenarien gezielt vorbereiten.

Frage 4: Welche Frage könnte deine Präsentation aus der Spur bringen, und wer stellt sie?

Hast du schon einmal bemerkt, dass es fast immer dieselbe Person ist, die eine Präsentation mit einer unerwarteten Frage ins Wanken bringt? Diese Fragen folgen oft einem wiederkehrenden Muster, und obwohl man sie häufig schon im Voraus ahnen kann, treffen sie einen doch unvorbereitet.

Einige dieser Fragen entstehen aus echtem Interesse und sind durchaus tiefgründig. Manche möchten wissen, wie lange ein Projekt dauern wird oder welche Auswirkungen es hätte, wenn das Budget gekürzt wird. Auf solche Fragen kannst du dich am besten so vorbereiten, als wären sie Teil eines Tests. Diese Art von Fragen ist meist die angenehmere.

Dann gibt es noch die Fragen, die eher wie ein verkapptes Urteil klingen. Nehmen wir zum Beispiel: „Wieso halten Sie diesen Projektplan für realistisch?“ So ein Satz zielt oft nicht wirklich auf deinen Plan ab, sondern auf dich persönlich. Wenn dieses „realistisch“ in den Raum geworfen wird, beginnen alle im Raum zu überlegen, ob dein Plan tatsächlich Bestand hat. Aber wenn du bereits eine Antwort parat hast, verliert es viel von seiner Wirkung.

Um auf Nummer sicher zu gehen, bevor der Termin beginnt: Schreib dir drei Fragevarianten auf, die mit hoher Wahrscheinlichkeit auftauchen könnten. Notiere den Namen der Person, von der du erwartest, dass sie diese Fragen stellt, und darunter die vorbereitete Antwort, die du geben möchtest.

Wie sich deine Präsentation dadurch verbessert

Nach dieser intensiven halben Stunde gibt es drei entscheidende Veränderungen.

Zunächst wird dein Einstieg ein völlig neuer sein. Du hast nun ein genaues Bild davon, wer im Raum das Thema zum allerersten Mal hört. Sind darunter zwei Menschen, denen der Kontext fehlt, brauchen sie eine kurze Einführung. Andernfalls werden sie schon nach wenigen Minuten aussteigen oder mit mehr Fragen als Antworten den Raum verlassen.

Auch die Reihenfolge deiner Folien ändert sich wahrscheinlich. Die Antwort auf die drängendste Frage der entscheidendsten Person rückt an den Anfang. Die detaillierten Erklärungen dazu? Die packst du ans Ende, bereit für den Moment, wenn jemand genauer nachfragt und du die entsprechenden Folien hervorzaubern kannst.

Zuletzt werden deine Antworten punktgenau. Denn für jede erwartete Frage hast du bereits den passenden Satz im Kopf, den du genauso vorbringen kannst. Diese Vorbereitung gibt dir die Sicherheit und Souveränität, die es braucht, um zu überzeugen.

Eine wichtige Präsentation vorbereiten: womit du heute beginnen kannst

Bevor du zu deinem nächsten wichtigen Termin gehst, nimm dir eine halbe Stunde Zeit und notiere die Namen der Teilnehmenden. Schreibe zu jedem Namen ein paar Zeilen: Was ist dieser Person an deinem Thema wichtig? Woran wird sie gemessen? Was muss sie von dir hören, damit der Termin nach deinen Vorstellungen verläuft?

Falls du dabei Unterstützung benötigst, habe ich ein kostenloses Workbook verfasst. Es heißt: „Wer sitzt wirklich im Raum?“ und leitet dich mithilfe von sieben Fragen durch die Analyse der Menschen, vor denen du präsentierst. Für jede Person erstellst du eine Karte und bearbeitest sie Schritt für Schritt.

Was das Workbook nicht behandelt, ist der Übergang zu einer Präsentation, die speziell auf diese Menschen zugeschnitten ist. Daran arbeite ich gerade unter dem Konzept „Lead your Room“. Wenn dich das interessiert, kannst du dich auf die Warteliste setzen lassen und erhältst genau eine Benachrichtigung, wenn es verfügbar ist.

Deine Folien gestaltest du weiterhin selbst. Du wirst allerdings viel genauer wissen, für wen sie bestimmt sind.

Wie du dich auf Gespräche vorbereitest, in denen es um deine eigene Arbeit geht, habe ich hier schon einmal aufgeschrieben: Das Halbjahresgespräch vorbereiten.